MICROSOFT OFFICE MATERI: MICROSOFT WORD
MICROSOFT OFFICE
MATERI: MICROSOFT WORD
Microsoft office merupakan program yang instalasinya adalah terpisah dari instalasi
microsoft windows. Untuk mengisntall microsoft office kita harus menyediakan
dulu/menginstall system operasi windows di komputer kita, baru kemudian dapat
diinstallkan microsoft office. Microsoft word adalah termasuk di dalam microsoft office.
Kita tahu bahwa microsoft office merupakan program yang berlicency, sementara ada
juga program office yang open source (dapat digunakan dengan bebas) antara lain open
writer dari linux.
Pada kesempatan akan disampaikan secara ringkas tentang Microsoft Word, karena
program ini sudah umum digunakan, sementara untuk operasi di program word lainnya
juga hampir mirip.
Pada program windows, perintah-perintah atau operasi biasanya terdapat tiga cara untuk
mengeksekusinya, (1) click di tombol menu bar (2) click icon di toolbar (3) perpaduan
antara alt+huruf tertentu.
1. Persiapan Folder Data
Sebelum melakukan latihan berikutnya, sebaiknya dibuatkan dulu folder di drive D:
(atau di drive C jika tidak ada drive D) dengan nama folder latihan (lokasi tersebut
sering dikenal dengan direktory: d:\latihan)
2. Operasi file
a. Dokumen Baru
Untuk memulai pengetikan naskah baru, kita perlu menyiapkan lembar baru di
microsoft word. Caranya adalah:
• Aktifkan program microsoft word dengan click: start windows _
program _ microsoft office _ microsoft word.
• Setelah program siap silahkan click di menu bar: File _ New.
• Akan tampil lembaran kosong yang siap untuk diketik naskah.
• Cara untuk mengaktifkan lembaran dokumen baru juga bisa digunakan
dengan clict icon new document di bawah menu file.
• Dokumen ini belum tersimpan di media penyimpanan, namanya
biasanya adalah document(1) atau (2) dst. Lihat bagian pojok kiri atas.
Latihan 1: ketik kalimat di bawah ini
Ini adalah latihan pengetikan dokumen baru, proses penyimpanan, dan proses
membuka file.
b. Menyimpan dokumen
Misal pengetikan dokumen di atas akan kita simpan ke hardisk komputer.
Menyimpan dokumen adalah hal yang tidak boleh ketinggalan. Sering-sering
menyimpan dokumen sesuai kebutuhan akan menghindari kerusakan file
apabila komputer hang, atau listrik padam mendadak. Apabila kita belum
menyimpan dokumen, maka bisa jadi apa yang telah kita ketik hilang
semuanya. Cara menyimpan dokumen adalah: • Pada menu bar, click: File _ save.
• Atau bisa juga dengan mengklik icon save (gambar disket pada
toolbar).
• Untuk waktu pertama kali penyimpanan maka kita harus menentukan
lokasi penyimpanan.
o Silahkan pilih drive dan folder tempat kita akan menyimpan
dokumen. Misal di lokasi d:\latihan
o Kemudian diberi nama file: misalnya pada filename ketiklah
latihword-1.
o Tekan tombol save di sebelah nama file.
o Setelah data tersimpan maka di pojok kiri atas akan muncul
nama latihword1. Berarti dokumen yang telah kita kita ketik
tersimpan dan diberi nama latihketik. Kita boleh melanjutkan
kembali pengetikan, dan jangan lupa untuk melakukan
penyimpanan data terakhir dengan file save atau menekan icon
save.
c. Menutup dokumen
Menutup dokumen dilakukan biasanya karena telah selesai melakukan
pengetikan ataupun pengeditan. Caranya: (tutuplah file latihword-1 dengan)
• click menu bar: File _ close. atau tanda silang di pojok kiri atas,
untuk menutup dokumen pilih silang di baris ke dua di bawah silang
pada program utama.
Menutup dokumen tidak berarti sudah menutup program. Untuk menutup
program kita perlu click file _ exit. Atau silang di sudut kanan atas program
utama. Jika kita masih memerlukan untuk mengetik dokumen lain ataupun
mengedit dokumen lain, maka program tidak perlu ditutup.
d. Memanggil dokumen
Dokumen yang telah kita simpan bisa kita panggil kembali untuk diedit
ataupun ditambah isinya. Caranya:
• Click File _ open, atau icon open file. _ pilih drive dan folder
kemudian click nama file yang akan dibuka _ double click nama file
tersebut atau cukup dengan click tombol open di bagian bawah list file.
Maka file akan terbuka.
e. Menghapus file dokumen.
• Menghapus file dokumen bisa dilakukan dengan program windows
explorer;
• Atau, gunakan open file, kemudian click nama file, dan tekan tombol
del pada keyboard.
• Kemungkinan akan muncul pertanyaan: file yang terhapus akan
dimasukkan ke recycle bin? Tekan tombol Yes.
3. Membuat dokumen/mengetik naskah
Mengetik naskah bisa dilakukan pada lembar baru ataupun menambahkan pada file
yang telah ada. Lihat cara menyiapkan lembar baru atau membuka file seperti yang
telah disampaikan di atas. Di dalam pengetikan dokumen dengan komputer, kita tidak
perlu memindahkan baris seperti pada mesin ketik. Baris-baris akan dipindahkan
otomatis oleh komputer setelah mencapai marjin yang ditentukan. Kita hanya perlu melakukan perpindahan baris dengan menekan tombol enter untuk perpindahan
paragraph atau baris yang terpisah dari paragrap sebelumnya. Sementara untuk
pengaturan atas marjin dokumen, tampilan, dan berbagai fasilitas lain akan
disampaikan di bagian selanjutnya.
Latihan 2
• Buka lembar baru dan ketik naskah di bawah ini:
Pemanfaatan Microsoft Word
Microsoft Word dapat digunakan untuk mengetik naskah dengan lebih mudah.
Fasilitas-fasilitas program yang ada dapat membantu untuk mempercepat pengerjaan
naskah. Biasanya orang menggunakan Microsoft Word untuk:
Mengetik surat
Mengetik materi
Mengetik proposal
Mengetik buku, dll.
• Simpan hasil ketikan di drive d:\latihan dengan nama file latihword-2.
(hasilnya d:\latihan\latihword-2.doc)
4. Fasilitas Block
a. Pengertian Block
Block disini berarti menandai. Artinya kita akan menandai bagian tertentu
dalam tulisan kita untuk dilakukan edit atau perubahan seperlunya pada teks
tersebut.
b. Teknik-teknik Block
o Tempatkan pointer mouse di awal judul ketikan pada latihanword-2.
o Click hold lalu geser mouse ke kanan sampai di akhir judul, lepaskan
mouse.
5. Mengedit Dokumen
a. Menghapus teks: misal silahkan block judul ketikan, kemudian tekan tombol
delete pada keyboard.
b. Mengembalikan teks yang dihapus: untuk mengembalikan data yang telah
dihapus silahkan klick menu bar : Edit _ undo. Atau icon undo. (Data yang
bisa dikembalikan adalah data sebelum dilakukan penyimpanan ulang). Undo
juga bisa digunakan untuk membatalkan pengetikan terakhir.
c. Memindahkan teks: block bagian terbawah dokumen, letakkan pointer di atas
data yang diblock, click hold lalu gerakkan mouse di belakang data diatasnya.
Lepaskan mouse. Maka teks akan berpindah.
d. Membuat duplikasi teks. Block teks di baris terakhir. Click menu edit _
copy, atau icon copy. Tekan enter. Kemudian click menu edit _ paste, atau
icon paste.
6. Menata Naskah
Menata naskah di sini berarti mengatur tampilan dan font yang digunakan. Ada dua
cara yang secara mudah dapat digunakan, yaitu: dengan (1) menu bar: Format Font,
Format Paragraph. (2) dengan meng-klik icon yang telah disediakan di toolbar. Cara kedua adalah yang biasa dilakukan karena lebih cepat dan perintahnya mudah dilihat.
Kita akan menggunakan cara kedua untuk menata naskah.
a. Huruf tebal : block teks yang ingin dicetak tebal _ tekan icon B (bold) di
toolbar format.
b. Huruf miring: block teks _ icon I (italic)
c. Huruf digaris bawah: blokc teks _ icon U (under line)
d. Huruf rata kiri: block teks _ icon rata kiri (aling left). Rata kiri maupun rata
lainnya digunakan untuk format dalam satu paragraph.
e. Teks rata tengah: block teks _ icon rata tengah (center)
f. Teks rata kanan: block teks _ icon rata kanan (align right)
g. Teks rata kiri dan kanan: block teks _ icon rata kiri kanan (justify)
h. Di tengah-tengah
7. Bullet dan Numbering
a. Bullet : adalah suatu tanda yang diletakkan di depan paragraf, misalnya tanda
* di setiap bagian depan paragrap sebagai penanda urutan point. Caranya
cukup dengan: block teks _ tekan icon bullet
b. Numbering: adalah penanda urutan yang digunakan dengan angka. Caranya
dengan: block teks _ click icon numbering
• Apabila kita menggunakan metode mengklick icon bullet maupun numbering
maka defaultnya adalah tanda seperti di bagian depan paragraf ini, dan
numbering secara default adalah angka 1, 2 … dan seterusnya. Kita bisa
menggunakan model lain dengan cara masuk ke menu bar Format _ bullet
dan numbering. Jika kita ingin menggunakan struktur bullet dan numbering
yang memberikan tanda berbeda untuk sub paragrapnya maka kita bisa
memilih format bullet and numbering pada bagian outline numbered. Format
ini bisa disesuikan atau diubah sesuai kebutuhan kita.
8. Mengatur Spasi
Untuk mengatur spasi paragraf kita cukup masuk ke menu bar Format _
Paragraph dan memilih spasi baris ataupun spasi paragraf.
a. Spasi baris paragraf: spasi per baris misal 1, 1 ½ , 2 dst.
b. Spasi baris antar paragraf: adalah jarak antar paragraf, biasa dikenal dengan
paragraf before maupun paragraf after.
9. Mencari dan Mengganti Teks
a. Mencari teks: Apabila kita menginginkan mencari kata di dalam naskah kita
maka kita bisa melakukan cara berikut: misal tempatkan kursor di awal
paragraf click menu bar Edit _ find (atau cukup bisa dilakukan dengan
menekan tombol ctrl + f . Ketika kata yang akan kita cari pada bagian find
what, lalu tekan enter atau find next untuk pencarian selanjutnya.
b. Mengganti teks: misal kita ingin mengganti kata ‘anda’ menjadi ‘saudara’
untuk seluruh teks yang ada di naskah kita, maka kita cukup melakukan
dengan perintah: click Edit _ replace (atau cukup dengan ctrl + H). Pada
bagian find what kita ketik anda dan pada replace with kita ketik saudara.
Tekan enter untuk mulai pencarian, tekan replace apabila kita ingin mengganti
kata yang ditemukan lalu tekan next untuk pencarian selanjutnya. Apabila kita
ingin mengeksekusi semua kata anda menjadi saudara secara otomatis
seluruhnya, kita bisa menggunakan replace all. 10. Menggunakan tabulasi
Tabulasi atau yang lebih sering disebut tab, di sini yang dimaksud adalah apabila kita
ingin membuat perhentian saat kita menekan tab, biasanya digunakan untuk membuat
daftar di bagian menjorok agar sama rata sebelah kiri.
a. Membuat tabulasi: click di bagian ruller atas, click pada posisi yang
diinginkan. Ruller akan menunjukkan urutan berdasar centi ataupun inchi
(sesuai setting di komputer). Akan muncul tanda hitam di bagian yang kita
klick. Dan apabila kita menekan tab kursor akan berhenti di tanda-tanda hitam
tersebut.
b. Menghapus tabulasi: cukup dengan click hold tanda di ruller kemudian ditarik
ke bawah keluar dari ruller, tanda akan hilang, berarti tab sudah dihapuskan.
11. Marjin dan halaman (page setup)
Untuk menentukan ukuran kertas, cetak secara memanjang atau melebar, dan
menentukan marjin, kita bisa menggunakan File _ page setup.
a. Menentukan ukuran kertas: pada bagian paper size, pilih ukuran kertas yang
kita sesuaikan, atuapun kita bisa merubah pada angka width untuk lebar dan
length untuk panjang kertas. Untuk ukuran A4 sudah disediakan, kuarto
8,5”x11” atau folio 8,5” x 13”.
b. Menentukan marjin: top (margin atas), bottom (margin bawah), left (margin
kiri), right (margin kanan)
c. Orientation: adalah pengaturan cetak secara tegak atau melebar. Portrait
untuk cetak biasa (tegak), landscape untuk melebar.
12. Membuat Tabel
Agar daftar yang diketik bisa terlihat rapi, maka biasanya sering digunakan bentuk
tabel untuk mengetiknya. Tabel terdiri dari baris dan kolom.
a. Membuat tabel: table _ insert table. Kemudian tulis berapa colom dan berapa
baris tabel yang akan kita buat.
b. Menggabungkan sel: block sel yang akan digabung _ table _ merge cells
c. Mengurutkan data dalam tabel: blok data di _ tabel _ sort _ pilih
Ascending (kecil ke besar: A .. Z) atau Descending (dari besar ke kecil : Z .
A).
d. Membuat garis pemisah sel: block bagian sel yang akan diedit _ gunakan
menu bar format _ border and shading _ pilih jenis garis _ pada bagian
preview silah click top, left, midle, right, atau bottom.
e. Menghilangkan garis pemisah sel: prosesnya hampir sama dengan pemberian
gari hanya silahkan click pada bagia previe bagian garis yang akan
dihilangkan top, left, right, midle, bottom.
f. Menghapus tabel dalam suatu dokumen. Untuk menghapus tabel dan datanya
tempatkan mouse pointer di depan tabel _ click hold dan block tabel yang
dihapus _ tekan tombol delete.
g. Konversi tabel: untuk mengkonversi dari ketikan bentuk tabel ke format
paragraf biasa. Table _ convert.
13. Jenis Huruf
a. Font dokumen: sebelum mengetik silahkan pilih font dan ukurannya di toolbar
format, atau di bagian menu bar format font. b. Font tertentu: silahkan block dulu teks yang akan diedit font atau ukurannya.
Lalu click font dan size pada toolbar format.
14. Header dan footer
Header atau footer adalah teks yang akan dicetak di setiap halamannya, bisa berupa
teks identitas atau pesan, maupun nomor halaman.
a. Caranya adalah: clict view _ header and footer.
b. Header: posisi di halaman atas.
c. Footer: posisi di halaman bawah.
d. Atau bisa menggunakan kombinasi keduannya.
e. Untuk memasukkan number dalam header atau footer, silahkan clic tanda #.
15. Mencetak dokumen
a. File _ print
b. Memilih jenis printer: bisa jadi printer yang terkoneksi atau terinstal ke
komputer kita ada beberapa jenis. Namun yang siap digunakan dan yang kita
inginkan adalah printer tertentu. Oleh karena itu kita harus memilih jenis
printer yang sesuai pada bagian name.
16. Surat Masal (merger)
Surat masal biasa digunakan misalnya apabila kita ingin mengirim surat ke banyak
alamat dengan bentuk surat yang sama.
a. Membuat master dokumen: adalah seperti ketika kita membuat data msword
pada umunya.
b. Membuat data: tool _ mailmerge kemudian
1. create main documen
2. get data (jika belum ada silahkan pilih create data)
17. Management toolbar
Toolbar adalah baris icon yang muncul pada program msword secara berkelompok.
Kita bisa menghilangkan atau memunculkan toolbar lainnya dengan cara:
a. Menambah toolbar : click kanan pada toolbar _ pilih kelompok yang kita
inginkan
b. Menyembunyikan toolbar: click kanan pada toolbar _ pilih toolbar yang
akan kita sembunyikan.
c. Menambah icon perintah: gunakan tool _ customize _ pilih icon perintah
yang kita inginkan _ click hold _ gerakkan mouse ke bagian toolbar yang
akan kita tambahkan iconnya _ lepas. Latihan3
MATERI: MICROSOFT WORD
Microsoft office merupakan program yang instalasinya adalah terpisah dari instalasi
microsoft windows. Untuk mengisntall microsoft office kita harus menyediakan
dulu/menginstall system operasi windows di komputer kita, baru kemudian dapat
diinstallkan microsoft office. Microsoft word adalah termasuk di dalam microsoft office.
Kita tahu bahwa microsoft office merupakan program yang berlicency, sementara ada
juga program office yang open source (dapat digunakan dengan bebas) antara lain open
writer dari linux.
Pada kesempatan akan disampaikan secara ringkas tentang Microsoft Word, karena
program ini sudah umum digunakan, sementara untuk operasi di program word lainnya
juga hampir mirip.
Pada program windows, perintah-perintah atau operasi biasanya terdapat tiga cara untuk
mengeksekusinya, (1) click di tombol menu bar (2) click icon di toolbar (3) perpaduan
antara alt+huruf tertentu.
1. Persiapan Folder Data
Sebelum melakukan latihan berikutnya, sebaiknya dibuatkan dulu folder di drive D:
(atau di drive C jika tidak ada drive D) dengan nama folder latihan (lokasi tersebut
sering dikenal dengan direktory: d:\latihan)
2. Operasi file
a. Dokumen Baru
Untuk memulai pengetikan naskah baru, kita perlu menyiapkan lembar baru di
microsoft word. Caranya adalah:
• Aktifkan program microsoft word dengan click: start windows _
program _ microsoft office _ microsoft word.
• Setelah program siap silahkan click di menu bar: File _ New.
• Akan tampil lembaran kosong yang siap untuk diketik naskah.
• Cara untuk mengaktifkan lembaran dokumen baru juga bisa digunakan
dengan clict icon new document di bawah menu file.
• Dokumen ini belum tersimpan di media penyimpanan, namanya
biasanya adalah document(1) atau (2) dst. Lihat bagian pojok kiri atas.
Latihan 1: ketik kalimat di bawah ini
Ini adalah latihan pengetikan dokumen baru, proses penyimpanan, dan proses
membuka file.
b. Menyimpan dokumen
Misal pengetikan dokumen di atas akan kita simpan ke hardisk komputer.
Menyimpan dokumen adalah hal yang tidak boleh ketinggalan. Sering-sering
menyimpan dokumen sesuai kebutuhan akan menghindari kerusakan file
apabila komputer hang, atau listrik padam mendadak. Apabila kita belum
menyimpan dokumen, maka bisa jadi apa yang telah kita ketik hilang
semuanya. Cara menyimpan dokumen adalah: • Pada menu bar, click: File _ save.
• Atau bisa juga dengan mengklik icon save (gambar disket pada
toolbar).
• Untuk waktu pertama kali penyimpanan maka kita harus menentukan
lokasi penyimpanan.
o Silahkan pilih drive dan folder tempat kita akan menyimpan
dokumen. Misal di lokasi d:\latihan
o Kemudian diberi nama file: misalnya pada filename ketiklah
latihword-1.
o Tekan tombol save di sebelah nama file.
o Setelah data tersimpan maka di pojok kiri atas akan muncul
nama latihword1. Berarti dokumen yang telah kita kita ketik
tersimpan dan diberi nama latihketik. Kita boleh melanjutkan
kembali pengetikan, dan jangan lupa untuk melakukan
penyimpanan data terakhir dengan file save atau menekan icon
save.
c. Menutup dokumen
Menutup dokumen dilakukan biasanya karena telah selesai melakukan
pengetikan ataupun pengeditan. Caranya: (tutuplah file latihword-1 dengan)
• click menu bar: File _ close. atau tanda silang di pojok kiri atas,
untuk menutup dokumen pilih silang di baris ke dua di bawah silang
pada program utama.
Menutup dokumen tidak berarti sudah menutup program. Untuk menutup
program kita perlu click file _ exit. Atau silang di sudut kanan atas program
utama. Jika kita masih memerlukan untuk mengetik dokumen lain ataupun
mengedit dokumen lain, maka program tidak perlu ditutup.
d. Memanggil dokumen
Dokumen yang telah kita simpan bisa kita panggil kembali untuk diedit
ataupun ditambah isinya. Caranya:
• Click File _ open, atau icon open file. _ pilih drive dan folder
kemudian click nama file yang akan dibuka _ double click nama file
tersebut atau cukup dengan click tombol open di bagian bawah list file.
Maka file akan terbuka.
e. Menghapus file dokumen.
• Menghapus file dokumen bisa dilakukan dengan program windows
explorer;
• Atau, gunakan open file, kemudian click nama file, dan tekan tombol
del pada keyboard.
• Kemungkinan akan muncul pertanyaan: file yang terhapus akan
dimasukkan ke recycle bin? Tekan tombol Yes.
3. Membuat dokumen/mengetik naskah
Mengetik naskah bisa dilakukan pada lembar baru ataupun menambahkan pada file
yang telah ada. Lihat cara menyiapkan lembar baru atau membuka file seperti yang
telah disampaikan di atas. Di dalam pengetikan dokumen dengan komputer, kita tidak
perlu memindahkan baris seperti pada mesin ketik. Baris-baris akan dipindahkan
otomatis oleh komputer setelah mencapai marjin yang ditentukan. Kita hanya perlu melakukan perpindahan baris dengan menekan tombol enter untuk perpindahan
paragraph atau baris yang terpisah dari paragrap sebelumnya. Sementara untuk
pengaturan atas marjin dokumen, tampilan, dan berbagai fasilitas lain akan
disampaikan di bagian selanjutnya.
Latihan 2
• Buka lembar baru dan ketik naskah di bawah ini:
Pemanfaatan Microsoft Word
Microsoft Word dapat digunakan untuk mengetik naskah dengan lebih mudah.
Fasilitas-fasilitas program yang ada dapat membantu untuk mempercepat pengerjaan
naskah. Biasanya orang menggunakan Microsoft Word untuk:
Mengetik surat
Mengetik materi
Mengetik proposal
Mengetik buku, dll.
• Simpan hasil ketikan di drive d:\latihan dengan nama file latihword-2.
(hasilnya d:\latihan\latihword-2.doc)
4. Fasilitas Block
a. Pengertian Block
Block disini berarti menandai. Artinya kita akan menandai bagian tertentu
dalam tulisan kita untuk dilakukan edit atau perubahan seperlunya pada teks
tersebut.
b. Teknik-teknik Block
o Tempatkan pointer mouse di awal judul ketikan pada latihanword-2.
o Click hold lalu geser mouse ke kanan sampai di akhir judul, lepaskan
mouse.
5. Mengedit Dokumen
a. Menghapus teks: misal silahkan block judul ketikan, kemudian tekan tombol
delete pada keyboard.
b. Mengembalikan teks yang dihapus: untuk mengembalikan data yang telah
dihapus silahkan klick menu bar : Edit _ undo. Atau icon undo. (Data yang
bisa dikembalikan adalah data sebelum dilakukan penyimpanan ulang). Undo
juga bisa digunakan untuk membatalkan pengetikan terakhir.
c. Memindahkan teks: block bagian terbawah dokumen, letakkan pointer di atas
data yang diblock, click hold lalu gerakkan mouse di belakang data diatasnya.
Lepaskan mouse. Maka teks akan berpindah.
d. Membuat duplikasi teks. Block teks di baris terakhir. Click menu edit _
copy, atau icon copy. Tekan enter. Kemudian click menu edit _ paste, atau
icon paste.
6. Menata Naskah
Menata naskah di sini berarti mengatur tampilan dan font yang digunakan. Ada dua
cara yang secara mudah dapat digunakan, yaitu: dengan (1) menu bar: Format Font,
Format Paragraph. (2) dengan meng-klik icon yang telah disediakan di toolbar. Cara kedua adalah yang biasa dilakukan karena lebih cepat dan perintahnya mudah dilihat.
Kita akan menggunakan cara kedua untuk menata naskah.
a. Huruf tebal : block teks yang ingin dicetak tebal _ tekan icon B (bold) di
toolbar format.
b. Huruf miring: block teks _ icon I (italic)
c. Huruf digaris bawah: blokc teks _ icon U (under line)
d. Huruf rata kiri: block teks _ icon rata kiri (aling left). Rata kiri maupun rata
lainnya digunakan untuk format dalam satu paragraph.
e. Teks rata tengah: block teks _ icon rata tengah (center)
f. Teks rata kanan: block teks _ icon rata kanan (align right)
g. Teks rata kiri dan kanan: block teks _ icon rata kiri kanan (justify)
h. Di tengah-tengah
7. Bullet dan Numbering
a. Bullet : adalah suatu tanda yang diletakkan di depan paragraf, misalnya tanda
* di setiap bagian depan paragrap sebagai penanda urutan point. Caranya
cukup dengan: block teks _ tekan icon bullet
b. Numbering: adalah penanda urutan yang digunakan dengan angka. Caranya
dengan: block teks _ click icon numbering
• Apabila kita menggunakan metode mengklick icon bullet maupun numbering
maka defaultnya adalah tanda seperti di bagian depan paragraf ini, dan
numbering secara default adalah angka 1, 2 … dan seterusnya. Kita bisa
menggunakan model lain dengan cara masuk ke menu bar Format _ bullet
dan numbering. Jika kita ingin menggunakan struktur bullet dan numbering
yang memberikan tanda berbeda untuk sub paragrapnya maka kita bisa
memilih format bullet and numbering pada bagian outline numbered. Format
ini bisa disesuikan atau diubah sesuai kebutuhan kita.
8. Mengatur Spasi
Untuk mengatur spasi paragraf kita cukup masuk ke menu bar Format _
Paragraph dan memilih spasi baris ataupun spasi paragraf.
a. Spasi baris paragraf: spasi per baris misal 1, 1 ½ , 2 dst.
b. Spasi baris antar paragraf: adalah jarak antar paragraf, biasa dikenal dengan
paragraf before maupun paragraf after.
9. Mencari dan Mengganti Teks
a. Mencari teks: Apabila kita menginginkan mencari kata di dalam naskah kita
maka kita bisa melakukan cara berikut: misal tempatkan kursor di awal
paragraf click menu bar Edit _ find (atau cukup bisa dilakukan dengan
menekan tombol ctrl + f . Ketika kata yang akan kita cari pada bagian find
what, lalu tekan enter atau find next untuk pencarian selanjutnya.
b. Mengganti teks: misal kita ingin mengganti kata ‘anda’ menjadi ‘saudara’
untuk seluruh teks yang ada di naskah kita, maka kita cukup melakukan
dengan perintah: click Edit _ replace (atau cukup dengan ctrl + H). Pada
bagian find what kita ketik anda dan pada replace with kita ketik saudara.
Tekan enter untuk mulai pencarian, tekan replace apabila kita ingin mengganti
kata yang ditemukan lalu tekan next untuk pencarian selanjutnya. Apabila kita
ingin mengeksekusi semua kata anda menjadi saudara secara otomatis
seluruhnya, kita bisa menggunakan replace all. 10. Menggunakan tabulasi
Tabulasi atau yang lebih sering disebut tab, di sini yang dimaksud adalah apabila kita
ingin membuat perhentian saat kita menekan tab, biasanya digunakan untuk membuat
daftar di bagian menjorok agar sama rata sebelah kiri.
a. Membuat tabulasi: click di bagian ruller atas, click pada posisi yang
diinginkan. Ruller akan menunjukkan urutan berdasar centi ataupun inchi
(sesuai setting di komputer). Akan muncul tanda hitam di bagian yang kita
klick. Dan apabila kita menekan tab kursor akan berhenti di tanda-tanda hitam
tersebut.
b. Menghapus tabulasi: cukup dengan click hold tanda di ruller kemudian ditarik
ke bawah keluar dari ruller, tanda akan hilang, berarti tab sudah dihapuskan.
11. Marjin dan halaman (page setup)
Untuk menentukan ukuran kertas, cetak secara memanjang atau melebar, dan
menentukan marjin, kita bisa menggunakan File _ page setup.
a. Menentukan ukuran kertas: pada bagian paper size, pilih ukuran kertas yang
kita sesuaikan, atuapun kita bisa merubah pada angka width untuk lebar dan
length untuk panjang kertas. Untuk ukuran A4 sudah disediakan, kuarto
8,5”x11” atau folio 8,5” x 13”.
b. Menentukan marjin: top (margin atas), bottom (margin bawah), left (margin
kiri), right (margin kanan)
c. Orientation: adalah pengaturan cetak secara tegak atau melebar. Portrait
untuk cetak biasa (tegak), landscape untuk melebar.
12. Membuat Tabel
Agar daftar yang diketik bisa terlihat rapi, maka biasanya sering digunakan bentuk
tabel untuk mengetiknya. Tabel terdiri dari baris dan kolom.
a. Membuat tabel: table _ insert table. Kemudian tulis berapa colom dan berapa
baris tabel yang akan kita buat.
b. Menggabungkan sel: block sel yang akan digabung _ table _ merge cells
c. Mengurutkan data dalam tabel: blok data di _ tabel _ sort _ pilih
Ascending (kecil ke besar: A .. Z) atau Descending (dari besar ke kecil : Z .
A).
d. Membuat garis pemisah sel: block bagian sel yang akan diedit _ gunakan
menu bar format _ border and shading _ pilih jenis garis _ pada bagian
preview silah click top, left, midle, right, atau bottom.
e. Menghilangkan garis pemisah sel: prosesnya hampir sama dengan pemberian
gari hanya silahkan click pada bagia previe bagian garis yang akan
dihilangkan top, left, right, midle, bottom.
f. Menghapus tabel dalam suatu dokumen. Untuk menghapus tabel dan datanya
tempatkan mouse pointer di depan tabel _ click hold dan block tabel yang
dihapus _ tekan tombol delete.
g. Konversi tabel: untuk mengkonversi dari ketikan bentuk tabel ke format
paragraf biasa. Table _ convert.
13. Jenis Huruf
a. Font dokumen: sebelum mengetik silahkan pilih font dan ukurannya di toolbar
format, atau di bagian menu bar format font. b. Font tertentu: silahkan block dulu teks yang akan diedit font atau ukurannya.
Lalu click font dan size pada toolbar format.
14. Header dan footer
Header atau footer adalah teks yang akan dicetak di setiap halamannya, bisa berupa
teks identitas atau pesan, maupun nomor halaman.
a. Caranya adalah: clict view _ header and footer.
b. Header: posisi di halaman atas.
c. Footer: posisi di halaman bawah.
d. Atau bisa menggunakan kombinasi keduannya.
e. Untuk memasukkan number dalam header atau footer, silahkan clic tanda #.
15. Mencetak dokumen
a. File _ print
b. Memilih jenis printer: bisa jadi printer yang terkoneksi atau terinstal ke
komputer kita ada beberapa jenis. Namun yang siap digunakan dan yang kita
inginkan adalah printer tertentu. Oleh karena itu kita harus memilih jenis
printer yang sesuai pada bagian name.
16. Surat Masal (merger)
Surat masal biasa digunakan misalnya apabila kita ingin mengirim surat ke banyak
alamat dengan bentuk surat yang sama.
a. Membuat master dokumen: adalah seperti ketika kita membuat data msword
pada umunya.
b. Membuat data: tool _ mailmerge kemudian
1. create main documen
2. get data (jika belum ada silahkan pilih create data)
17. Management toolbar
Toolbar adalah baris icon yang muncul pada program msword secara berkelompok.
Kita bisa menghilangkan atau memunculkan toolbar lainnya dengan cara:
a. Menambah toolbar : click kanan pada toolbar _ pilih kelompok yang kita
inginkan
b. Menyembunyikan toolbar: click kanan pada toolbar _ pilih toolbar yang
akan kita sembunyikan.
c. Menambah icon perintah: gunakan tool _ customize _ pilih icon perintah
yang kita inginkan _ click hold _ gerakkan mouse ke bagian toolbar yang
akan kita tambahkan iconnya _ lepas. Latihan3
Komentar